Desde el mes de agosto de 2022, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), comenzó a exigir el Documento Soporte a aquellos compradores que adquieran productos o servicios de proveedores denominados bajo la figura de “sujetos no obligados a expedir factura electrónica”, según lo indicado en la Resolución 000488 del 29 de abril de 2022. Vea más noticias empresariales aquí
A través de este documento, la institución busca que usuarios o clientes responsables de declarar impuesto, acrediten las transacciones realizadas a proveedores para efectos tributarios, lo que además permitiría sustentar actividades contables, como rendir cuentas de costos, deducciones o impuestos descontables de manera paralela a la facturación electrónica.
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Claves para entender cómo funciona
Se mencionan a continuación cinco puntos clave con información relevante al respecto:
- Son los compradores quienes deben emitir y diligenciar el Documento Soporte en el momento en el que se realice la compra de un bien y/o servicio.
2. El comprador debe tramitar el Documento Soporte y enviarlo para validación de la Unidad Administrativa Especial de la DIAN a más tardar el último día hábil de la semana en la que se efectuó la compra.
3. Si hay inconvenientes tecnológicos que impidan el envío del Documento Soporte a la DIAN, el comprador tiene hasta 48 horas a partir del día siguiente que se supere la falla técnica para compartir esta información con la Unidad Administrativa Especial.
4. El requisito del Documento Soporte será exigible a partir del 1 de agosto de 2022 y debe estar denominado como “Documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar” al ser transmitido.
5. El Documento Soporte también contempla la compra de bienes y/o servicios adquiridos en el exterior.
Pese a que la implementación de este cambio puede acarrear complicaciones por omisión, diferentes softwares contables ya cuentan con la actualización para automatizar el proceso, facilitando la realización del Documento Soporte exigible para compras que no están obligadas a generar facturación electrónica.
Sebastián Plazas, sales manager de Rindegastos para Colombia, explica que, “a través de herramientas y software contables es posible formalizar compras y gastos de manera más eficiente, dando cumplimiento a la nueva normativa tributaria que requiere la DIAN en estos casos”.
Para Plazas esto es esencial considerando que, en el caso de Rindegastos, la herramienta facilita la captura automática de gastos y sus facturas, para luego enviarlos, a través de un proceso inteligente, a softwares contables, ERP o facturadores electrónicos, quienes luego generan el Documento Soporte de manera automática con la información de las compras realizadas.
Del mismo modo, recurrir al uso de aplicaciones contables permite agilizar la formalización de estos documentos en el límite de días impuestos por la DIAN para su transmisión, evitando así retrasos y sanciones que podrían estar ocasionados por errores manuales u olvidos.
