El próximo 1 de agosto comienza el plazo para que las empresas puedan habilitarse como emisoras de nómina electrónica. Según la Dian, esta nueva función estará dentro del sistema de facturación electrónica, y su habilitación será progresiva, en función del número de empleados que tenga cada compañía.
De acuerdo con lo establecido por la Dian, el primer grupo de obligados serán las grandes empresas (más de 250 trabajadores), que deberán comenzar a realizar los envíos de manera mensual, independientemente de que se realicen pagos en periodos diferentes y dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.
La implementación de la nómina electrónica puede suponer un cambio en los sistemas de facturación de las compañías. “Al igual que lo ocurrido con la factura electrónica, – comenta Alberto Redondo, CMO de Seres para Iberia y Latam – el camino más fácil, rápido y económico para adaptarse al nuevo sistema es trabajar con un proveedor de servicios, un tercero de confianza, como SERES, que asuma todo el proceso”.
¿Cómo darse de alta como emisor electrónico?
Para el alta como emisor electrónico, la Dian ha establecido dos opciones: la primera es que las compañías se den de alta en la plataforma de la Dian y que desde ahí envíen sus nóminas electrónicas. La segunda opción es contar con los servicios de un proveedor tecnológico de confianza habilitado para esta actividad.
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Desde el punto de vista práctico y operativo, la primera opción ofrece una complejidad relativa que puede ir acompañada de no pocos errores y, con ellos, de la posibilidad de alguna sanción, dos situaciones que quedan resuelta si se acude a un proveedor tecnológico de confianza. La solución de factura electrónica y nómina digital de SERES es global, por lo tanto, se adapta a la casuística concreta de cada cliente.
Seres cuenta con más de 30 años de experiencia en el sector y ha colaborado con la Dian desde la puesta en marcha del proyecto de masificación de la factura electrónica de Colombia. Su misión es asesorar y acompañar de manera personalizada a los clientes para que la transformación digital de su empresa se realice de manera exitosa.
¿Cómo funciona la nómina electrónica?
La solución desarrollada por Seres genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la Dian, de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la resolución.
Una vez que la Dian recibe la nómina, el sistema genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la Dian”. Con la validación obtenida, la solución de Seres integra el mensaje de la Dian en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.
Además, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.
