La Superintendencia de Sociedades comunicó la circular mediante la cual imparte instrucciones que deberán ser tenidas en cuenta por parte de sus sociedades supervisadas para las próximas asambleas de accionistas a realizarse en Colombia.
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Las reuniones ordinarias correspondientes al ejercicio de 2020 se deberán llevar a cabo dentro de las fechas y conforme a las reglas establecidas por el Código de Comercio, como ha sido habitual. Por lo anterior, el decreto unifica los plazos para la realización de reuniones ordinarias pendientes del ejercicio 2019, con las correspondientes al ejercicio 2020, estableciendo como fecha límite el 31 de marzo de 2021.
En ambos casos, las sociedades podrán escoger si la reunión ordinaria será presencial, no presencial o mixta, para lo cual deberán tener en cuenta las disposiciones del decreto 398 de 2020, que fija los parámetros del quórum para reuniones no presenciales o mixtas.
Adicionalmente, según el tipo de reunión, las sociedades deberán cumplir con las normas y medidas sanitarias de bioseguridad, las restricciones de aforo y de movilidad, dispuestas por las autoridades nacionales o locales. Igualmente, se establece que cada asociado es responsable de contar con los medios necesarios para participar en la reunión, en caso de que esta sea virtual.
Frente al derecho de inspección, los administradores deberán poner a disposición de los asociados la información exigida por la ley. Sin embargo, el decreto habilita la posibilidad de hacerlo mediante el uso de repositorios de información digital u otros instrumentos tecnológicos, siempre que estos salvaguarden la reserva de la información.
Es posible que en algunos casos se deban agotar en una misma reunión los temas de los ejercicios 2019 y 2020. En esos eventos, el decreto advierte que el derecho de inspección se hará en un mismo periodo y que en la reunión se deberán agotar los temas del ejercicio 2019 antes de abordar los del ejercicio 2020.
Si las reuniones por derecho propio resultan afectadas por restricciones o medidas adoptadas por las autoridades para contener el Covid-19, cualquier asociado podrá solicitar ante la entidad competente, que se le ordene al administrador o revisor fiscal la convocatoria a una reunión del máximo órgano social. Esta solicitud deberá hacerse a más tardar dentro de los 30 días calendario siguientes a la fecha de la reunión por derecho propio que no pudo realizarse.
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