El Decreto 768 de 2025 introdujo nuevas disposiciones que buscan fortalecer los procedimientos de información y control dentro de los conjuntos residenciales sometidos al régimen de propiedad horizontal. Esta normativa establece la obligación de entregar documentos esenciales ante las alcaldías municipales o distritales, según la jurisdicción correspondiente, con el fin de garantizar mayor claridad en los procesos internos y facilitar el acceso a información relevante para los copropietarios y las autoridades.
Uno de los documentos centrales que regula el decreto son las actas de asamblea. Estas deben ser remitidas a la respectiva alcaldía una vez hayan sido formalmente aprobadas durante la reunión anual de copropietarios. La responsabilidad de realizar esta entrega recae exclusivamente en el administrador del conjunto o en el consejo de administración, quienes están facultados para remitir las actas de manera oficial. La norma también señala que los alcaldes municipales tienen la autoridad para solicitar la entrega inmediata de dichos documentos cuando sea necesario para proteger el derecho a la información de los ciudadanos.
El decreto subraya que la entrega de las actas no es opcional. Por el contrario, debe cumplirse sin demoras cuando la información sea requerida por la administración local. En caso de que exista una negativa injustificada por parte del administrador o del consejo de administración, la Policía podrá intervenir amparada en las disposiciones del Código Nacional de Seguridad y Convivencia. Esta intervención incluye la posibilidad de exigir la entrega inmediata de la documentación y, de no cumplirse, proceder con la imposición de medidas correctivas.
¿De cuánto es la multa por no presentar las actas?
Frente a las sanciones, el artículo 2.2.8.18.12.1.7 del decreto especifica que negarse a entregar una copia del acta constituye una falta sancionable con una multa tipo IV. Este tipo de infracción equivale a un valor de hasta 16 salarios mínimos diarios legales vigentes, lo que representa una suma aproximada de $786.898.
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Algunos administradores podrían argumentar que no cuentan con las actas firmadas por el consejo de administración y que, por ello, no pueden entregarlas. Sin embargo, la Ley 675 de 2001, que regula la propiedad horizontal en Colombia, establece en su artículo 47 los elementos esenciales que debe contener un acta: el orden del día, el tipo de convocatoria, los coeficientes de propiedad, los votos emitidos y la lista de asistentes. La ley no exige transcripciones extensas ni detalles ajenos a los puntos deliberados, por lo que la falta de firmas no constituye una razón válida para evitar la presentación del documento.
En ese sentido, es responsabilidad del administrador gestionar de manera oportuna la suscripción del acta por parte del presidente y el secretario del consejo de administración, garantizando así su validez formal y asegurando que pueda ser entregada dentro de los plazos establecidos.
