Notaría Digital: recomendaciones para notarios y ciudadanos

Recientemente se ha conocido en medios lo que sería la primera notaría digital del país, cuyos trámites se realizarán de forma virtual, representando un gran avance en la desmaterialización de procedimientos y brindando mayores facilidades para los usuarios.

Una de las normas que permitió el funcionamiento de las notarías digitales es el Decreto 2106 de 2019 o “Ley anti-trámites” que establece la custodia y conservación electrónica de archivos, extensión de Escrituras Públicas y expedición de copias por medios físicos, digitales o electrónicos y, en general, la posibilidad de adelantar actuaciones notariales a través de medios electrónicos, siempre que se garanticen condiciones de seguridad, interoperabilidad, integridad y accesibilidad necesarias.

Esta transformación puede despertar inquietudes en aquellas personas que asociaban –casi de forma automática- los servicios notariales con la asistencia personal a las instalaciones de la notaría y la presentación de la cédula de ciudadanía para ejecutar cualquier tipo de trámite, en virtud del principio de presencialidad o inmediación notarial. De esta manera, muchos se preguntan ¿qué pasa con la seguridad de los trámites?, ¿qué sucede con el papel notarial?, ¿cómo la notaría sabe la identidad de las personas de forma digital?, ¿cómo se evitan los casos de suplantación de identidad?¿Cómo firmar documentos y garantizar su autenticidad e integridad sin que haya posibilidad de repudio?

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Este tipo de cuestionamientos ratifican la importancia de seguir estándares técnicos que generen confianza en los usuarios. Para ello, es imprescindible que los medios digitales garanticen la autenticidad de las partes que intervienen en el trámite notarial, así como la integridad de la información, en concordancia con lo dispuesto en la Ley 527 de 1999 y en las Guías de documento y expediente electrónico tanto del Ministerio de las TIC como del Archivo General de la Nación. La autenticidad permite establecer con certeza la identidad de una persona, mientras que la integridad garantiza que el documento electrónico no sea alterado a partir del momento que es suscrito por las partes.

Los Servicios Ciudadanos Digitales

Recientemente se han expedido una seria de decretos y leyes donde se implementa el eje transversal de la Política de Gobierno Digital: los Servicios Ciudadanos Digitales. Todos los organismos y entidades que conforman las ramas del Poder Público, los órganos autónomos e independientes del Estado y los particulares -cuando cumplan funciones administrativas o públicas-, como es el caso de los notarios, son sujetos obligados a aplicar estas directrices.

En ese sentido, los notarios del país deben seguir los lineamientos de los Servicios Ciudadanos Digitales para lo cual es importante que hagan uso de los mecanismos de autenticación digital. Este procedimiento permite verificar los atributos digitales de una persona natural o jurídica cuando adelante trámites a través de medios digitales con entidades del Estado.

A través de estos mecanismos de autenticación se permite validar a los ciudadanos por medios digitales en relación con un mensaje de datos y se brindan los mecanismos de firma digital y electrónica, en los términos de la Ley 527 de 1999 y sus normas reglamentarias, sin perjuicio de la autenticación notarial.

Además, para brindarle seguridad a los usuarios y notarios en la ejecución de estos trámites virtuales, es necesario que las notarías adopten esquemas de autenticación que se basen en grados de confianza alto y muy alto. En otras palabras, para trámites notariales de alto riesgo como escrituras, poderes, declaraciones extra juicio, matrimonios, entre otros, estos procedimientos deben realizarse usando certificados digitales emitidos por Entidades de Certificación Digital (grado alto), en combinación con la presentación de la cédula de ciudadanía digital y un proceso de validación biométrica con test de vida o live detection (grado muy alto) y, en todo caso, cotejando la información contra las bases de datos biográficas y biométricas de la Registraduría Nacional del Estado Civil. Los ciudadanos por su parte, deberán estar atentos a qué notarías ofrecen mecanismos de autenticación robustos como las firmas digitales y la biometría facial para adelantar sus trámites 100% on line con tranquilidad y seguridad.

En conclusión, es un gran paso el que se está dando en Colombia con la digitalización de las notarías y todos los trámites que los ciudadanos estaban acostumbrados a realizar presencialmente. Esto representará un gran avance en la desmaterialización y descongestión procedimental que busca el Estado, pero además facilitará enormemente la vida de los ciudadanos que podrán contraer matrimonio, otorgar poderes especiales, hacer una declaración extra juicio, entre muchas otras cosas, desde la comodidad de su casa.

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