Transformación digital: 6 pasos para implementar la nómina electrónica

Los empresarios colombianos obligados a facturar de manera electrónica se alistan para la nómina electrónica, un proceso que busca revolucionar la forma como las autoridades tributarias obtienen la información de los pagos de nómina. Para más información de empresas haga clic aquí.

Así como la forma en la que operan los departamentos de nómina, contabilidad, finanzas e incluso el departamento de impuestos.

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Los plazos para la implementación de esta herramienta comienzan el primero de agosto de 2021 e irán hasta el 31 de diciembre del mismo año, dependiendo del número de empleados con los que cuente la empresa.

Según la Resolución 0013 de 2021, emitida por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian), “el soporte de pago de nómina electrónica se configura como el documento que soporta los costos, deducciones o impuestos descontables, que se derivan de los pagos que se realizan en virtud de una relación laboral, legal o reglamentaria y de los pagos a los pensionados a cargo del empleador”.

Este proceso busca que la autoridad tributaria cuente con todas las herramientas para contrastar los registros fiscales con los de las autoridades de seguridad social, más específicamente de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (Ugpp), con el fin de ejercer un mayor control en los aportes a los que tienen derecho los empleados, así como a la disminución de la evasión y la elusión en la que pueden incurrir las empresas por estos conceptos.

De acuerdo con Carlos Mario Sandoval, socio Líder de People Advisory Services de EY Colombia, esta implementación representa una oportunidad muy importante para que las empresas avancen en sus procesos de transformación digital y logren consolidar una comunicación efectiva entre las diferentes áreas (recursos humanos, tecnología, contabilidad, entre otras) para identificar los riesgos asociados y optimizar la transmisión de la información a la autoridad tributaria.

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“Las empresas deben empezar a ver este proceso como un asunto estratégico para la organización, que les permitirá ser más eficientes en el proceso de transmisión de información, pero también que les permitirá afianzar su cultura digital, revisar sus conceptos jurídico-laborales relacionados con la compensación y optimizar sus procesos a futuro, con el fin de disminuir o evitar adversidades tributarias, laborales o en materia de seguridad social”, indicó.

Para ello las empresas deben seguir algunos pasos base para implementar la nómina electrónica de manera exitosa, según EY Colombia:

1. Análisis de la situación actual: es necesario que la empresa revise a fondo sus capacidades, herramientas y/o proveedores tecnológicos (si son tercerizados o no) y comience a tener espacios internos de reunión y coordinación, de modo que se puedan identificar los temas críticos que deben ser analizados por los equipos involucrados en esta gestión.

También implicará revisar la compensación de sus trabajadores, conceptos, beneficios contractuales o convencionales, trabajo por turnos, etc., para comprobar que la empresa está cumpliendo con la normatividad laboral y de seguridad social.

2. Revisión profunda de la parametrización de la nómina: este paso consiste en una evaluación más detallada de los parámetros que utilizan el software y/o el proveedor de nómina que se utiliza en la empresa, para verificar que este sea coherente y esté actualizado con lo que la Dian y la Ugpp exigen en cuanto a los cálculos de los aportes a la seguridad social y retención en la fuente. Se recomienda que la compañía evalúe uno o dos meses, para saber si reamente están alineados con las directrices de estas entidades. 

3. Codificación de la Dian: esta etapa implica la identificación de los códigos asignados a cada uno de los conceptos nominales, de manera que la empresa garantice que sus pagos laborales van a estar clasificados en esos conceptos de nómina. Para ello es de vital importancia estar alineados con la legislación laboral de Colombia, ya que de lo contrario la empresa podría quedar expuesta a sanciones por parte de las autoridades fiscales y de seguridad social.

4. Diagnóstico de la nómina en general: está relacionado con la revisión de los riesgos y de los aportes que la empresa ha dejado de hacer, con base en los errores identificados en la parametrización.

En términos de seguridad social, se recomienda que este ejercicio se haga con una retroactividad de cinco años, que es el término de caducidad de la acción de cobro por parte de la Ugpp. De las retenciones en la fuente se sugiere que la revisión se realice de los últimos tres años.

5. Análisis de los riesgos identificados y planteamiento de las soluciones: este paso involucra, antes de comenzar a hacer la transmisión, asegurarse de que toda la información esté alineada con lo establecido por la legislación, de manera que se puedan tomar las medidas necesarias antes de hacer la remisión de la nómina electrónica.

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6. Ambiente de prueba y transmisión: las compañías deben evaluar si el formato de transmisión de información a la autoridad tributaria (Archivo XML) está tomando la información correcta y si esta se encuentra alineada con los aspectos contables y tributarios, para garantizar que no haya distorsiones entre las diferentes informaciones reportadas a las autoridades.

Una vez efectuados estos seis pasos, las compañías tendrán más elementos para generar un cambio de mentalidad, que les permita entender que la integración de las áreas involucradas y la correcta optimización de las herramientas tecnológicas, les permitirán minimizar los errores en la transmisión de la información y asegurar que los pagos a sus empleados por todos los conceptos se realicen de manera adecuada y oportuna, de acuerdo con EY Colombia.

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