Estos riesgos atormentan más a las áreas de compras de las empresas

En ciudades como Bogotá, la transformación digital en logística está en un estado incipiente, dice un estudio de la Cámara de Comercio de esa ciudad.

Oskar Sarquis, CEO de Suplos, plataforma colombiana de gestión de abastecimiento, explica cuáles son los mayores dolores de cabeza que enfrentan las compañías que, de manera tradicional y por medios físicos, dirigen sus departamentos de compras y proveedores. Vea más en Empresas.

A raíz de la pandemia, la transformación digital de las empresas pasó de ser una opción a una necesidad urgente de sus negocios, especialmente en áreas como las de compras y logística donde por muchos meses, sus procesos se han desarrollado a través de medios físicos.

Y es que, según un reciente estudio elaborado por el PNUD y la Cámara de Comercio de Bogotá, en ciudades como Bogotá, la transformación digital en logística está en un estado incipiente. “El 60,10 % de las empresas no usan ningún tipo de tecnología avanzada y el 11,6 % utiliza un sistema de intercambio electrónico de datos para la interacción digital con proveedores”, relata el informe.

Para Oskar Sarquis, CEO de Suplos, empresa y plataforma nacional especializada en gestión del abastecimiento, dentro de los factores que inciden en este panorama está el apego de las empresas colombianas a los procesos físicos, el papeleo y procedimientos que retrasan el tiempo de ejecución de las tareas propias de estos departamentos.

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Pero, ¿cuáles son esos riesgos que más atormentan a las áreas de compras y abastecimiento de las compañías en Colombia que aún manejan sus procesos de manera tradicional? El líder de Suplos expone:

  1. Mala selección de proveedores: Para operar sin contratiempos se requiere de fuentes confiables y estables de bienes y servicios. Los riesgos de tener una mala selección de proveedores incluyen: Pésima calidad de los productos y entregas incompletas y con retrasos.
  1. Pérdida de datos y documentos: El procesamiento manual amplifica los riesgos de la cadena de abastecimiento. Los documentos en físico tienden a perderse cuando son transferidos de persona a persona para su aprobación. Los riesgos incluyen: Documentación errada, pérdida de datos, aprobaciones retrasadas y pérdida de eficiencia.
  1. Administración desorganizada de proveedores: Para prevenir inconvenientes en su relación con los proveedores, se deben evaluar los siguientes riesgos:     Comunicación y relación con proveedores, procesos de emisión de órdenes y administración de la data, que genere información relevante para la toma de decisiones.
  1. Análisis inexacto de las necesidades internas: Cuando un departamento o una unidad de negocio identifica la necesidad de un producto o servicio, dispara un proceso de abastecimiento. En este punto, los riesgos se vuelven evidentes: Sobrestimación o subestimación de la necesidad, tiempos de entregas irreales, presupuesto inadecuado y un diseño pobre de los requerimientos.
  1. Administración de procesos no conformes y contratos con vacíos: Si bien es cierto que el abastecimiento privado requiere baja legislación, hay parámetros que deben cumplirse para el público en general. De lo contrario, la empresa tendría riesgos de acarrear multas y penalidades.
  1. Retrasos en la cadena de abastecimiento: Los errores constantes en el proceso de abastecimiento genera reprocesos y demoras, dado que el equipo debe enfocar sus esfuerzos en la solución de problemas pasados más que en mover hacia adelante el suministro y la contratación.
  1. Poco talento en abastecimiento: Como todos los equipos esenciales que componen una organización, el de abastecimiento debe estar dotado del mejor talento disponible. Sin embargo, este tiende a ser escaso en las empresas por lo que los riesgos asociados son: Alta demanda para ciertos perfiles de abastecimiento, poco personal para atender todos los procesos de compras de una compañía y pocos perfiles con conocimientos tecnológicos para automatizar procesos internos.

“Para evitar este tipo de riesgos, las empresas en Colombia deben desarrollar relaciones seguras con sus proveedores, mejorar la comunicación de los usuarios, estandarizar los procesos de supply chain e implementar una tecnología que automatice el abastecimiento y que se adapte a las necesidades de la empresa y no al revés”, agrega Sarquis.

Según datos de la Asociación Nacional de Empresarios de Colombia (ANDI), en Colombia, hoy 6 de cada 10 empresas tienen una estrategia de transformación digital. Además, de acuerdo con un estudio de la firma KPMG, a raíz de la pandemia, en el mundo, las compañías adelantaron su digitalización en un 80 %.

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