En Colombia, cerca de 13,55 millones de trabajadores se encuentran vinculados al sistema de seguridad social, de acuerdo con un informe de la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscales (UGPP). Esta cifra incluye tanto a empleados formales como a trabajadores independientes que realizan aportes a pensión, salud y riesgos laborales, requisito indispensable para garantizar la protección social y el acceso a las prestaciones previstas por la normativa vigente.
El cumplimiento de estas obligaciones implica, de manera tradicional, que las empresas deban interactuar con múltiples entidades como las administradoras de pensiones, aseguradoras de riesgos laborales, Entidades Promotoras de Salud (EPS) y cajas de compensación familiar. Cada institución maneja formularios, plataformas tecnológicas y requisitos propios, lo que obliga a efectuar registros por separado, verificar estados de afiliación en distintos portales y llevar seguimientos independientes.
Este esquema ha representado una carga administrativa relevante para empleadores y trabajadores independientes, especialmente en organizaciones con alta rotación de personal o con operaciones en varias regiones. La dispersión de la información y la duplicidad de procesos incrementan el tiempo de gestión y elevan la posibilidad de inconsistencias en los datos reportados, situación que puede derivar en correcciones posteriores o requerimientos por parte de las autoridades de control.
En este contexto, las afiliaciones al sistema de seguridad social tendrán un cambio operativo relevante.
¿Cuál será el cambio que tendrá la afiliación a la seguridad en Colombia?
La empresa Aportes en Línea anunció el lanzamiento de “Afiliación en Línea”, un servicio diseñado para concentrar en un solo entorno la vinculación a salud, pensión, riesgos laborales y cajas de compensación familiar.
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El gerente general de la compañía, Juan Manuel Clavijo, explicó que el propósito de la iniciativa es integrar los procesos en una única herramienta. “Las empresas necesitan soluciones que no solo digitalicen, sino que integren la gestión de la seguridad social. Afiliación en Línea surge para organizar un proceso que históricamente ha estado disperso y apoyar una administración más eficiente de las relaciones laborales”, afirmó.
La plataforma busca reducir la interacción con múltiples portales y permitir que el empleador gestione todo el procedimiento desde un único punto de acceso. Con ello, se facilita el control de los registros y la trazabilidad de la información, aspectos clave en auditorías internas y en la verificación del cumplimiento normativo.
Entre los beneficios señalados se encuentra la disminución de los tiempos operativos. Al eliminar la necesidad de ingresar la misma información en diferentes sistemas, se reducen los seguimientos manuales y las consultas repetitivas sobre el estado de los trámites. La centralización también disminuye la probabilidad de errores derivados de la duplicación de datos.
Otro aspecto relevante es el acceso a la información. La herramienta permite revisar historiales de afiliación, descargar soportes, monitorear cada solicitud y gestionar novedades, como actualizaciones de datos, cancelaciones o registro de beneficiarios. Este enfoque facilita la organización documental y fortalece los controles internos de las compañías, al disponer de información consolidada para la toma de decisiones administrativas.
Clavijo indicó que el lanzamiento hace parte de una estrategia de expansión de servicios. “Con este lanzamiento, Aportes en Línea continúa ampliando su portafolio y consolidando su evolución como una compañía que va más allá de la liquidación y el pago de la PILA. La estrategia está orientada a desarrollar soluciones que se integren entre sí y acompañen a las empresas en distintos momentos de la relación laboral, desde la afiliación inicial hasta la administración de la información de la seguridad social”, señaló.
