En Colombia, los trabajadores independientes o freelance deben cumplir las mismas condiciones que cualquier persona natural para estar obligados a declarar renta, pero con particularidades propias de su actividad.
Según le explicó Guillermo Benítez, CEO en Foccus Consultores, a Valora Analitik, para el año gravable 2024 un freelance estará obligado a declarar renta si cumple cualquiera de los topes establecidos por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN): tener un patrimonio bruto superior a $211 millones, obtener ingresos totales en el año por encima de $65,9 millones, realizar compras o consumos iguales o mayores a esa cifra, recibir en cuentas bancarias, depósitos o inversiones un monto que supere los $65,9 millones, o ser responsable del IVA.
“La diferencia con un asalariado está en que el freelance debe sumar todos sus ingresos del año, incluyendo honorarios, comisiones, arriendos y cualquier otro concepto, incluso si no estuvieron sujetos a retención en la fuente”, explica Benítez.
Esto significa que no solo se consideran los pagos directos por sus servicios profesionales, sino cualquier entrada de dinero que forme parte de sus ingresos brutos, lo que obliga al independiente a llevar un control mucho más minucioso.
Régimen ordinario o régimen simple: ¿cuál elegir?
Los trabajadores freelance pueden tributar en Colombia bajo dos sistemas: el régimen ordinario o el régimen simple de tributación. El régimen simple unifica varios impuestos en uno solo, con tarifas aproximadas que oscilan entre el 1,2 % y el 14,5 %, dependiendo de la actividad económica y el nivel de ingresos.
Entre sus ventajas, destaca la simplificación del proceso de declaración, la mejora del flujo de caja al no estar sujeto a retenciones en la fuente y beneficios adicionales como un descuento del 0,5 % por pagos digitales.
“Además, puedes inscribirte hasta finales de febrero y, si cumples con los requisitos, cambiar de un régimen a otro cada año”, señala el experto.
Por su parte, el régimen ordinario liquida el impuesto sobre la utilidad neta —es decir, los ingresos menos los gastos—, lo que permite aprovechar deducciones legales significativas, especialmente útil para quienes tienen costos altos. Sin embargo, exige un control contable detallado y, en la mayoría de los casos, implica tarifas más elevadas que el simple.
“Si tus ingresos son estables, tienes bajos costos y buscas simplicidad, el régimen simple puede ser mejor. Si manejas muchos gastos deducibles o esperas un crecimiento en tu negocio, el régimen ordinario podría ahorrarte más a largo plazo”, aconseja Benítez.
Recomendado: Esto pasa si se le olvida hacer la declaración de renta: ¿Igual la puede presentar?
El papel del IVA, la retención en la fuente y la seguridad social
En la declaración de renta de un freelance, el IVA, la retención en la fuente y los aportes a seguridad social cumplen roles distintos pero complementarios.
De acuerdo con el experto, el IVA no es un ingreso propio, sino un impuesto que se cobra a los clientes —cuando el profesional es responsable de IVA— y que luego debe declararse y pagarse a la DIAN. “Las ventas gravadas con IVA cuentan como parte de los ingresos brutos para determinar si existe obligación de declarar renta”, detalla el CEO de Foccus Consultores.
La retención en la fuente funciona como un anticipo del impuesto de renta. No reduce la base gravable, pero sí disminuye directamente el impuesto a pagar, e incluso puede generar un saldo a favor si el valor retenido supera el impuesto calculado en la declaración.
En cuanto a los aportes a seguridad social (salud, pensión y, si aplica, ARL), Benítez subraya que en el régimen ordinario estos pagos pueden deducirse para reducir la base gravable, siempre que estén correctamente soportados y cancelados. En el régimen simple, aunque no generan deducción, siguen siendo un requisito legal indispensable para ejercer formalmente la actividad.
Control de ingresos y gastos: herramientas recomendadas
Para cumplir adecuadamente con las obligaciones tributarias, un trabajador independiente debe llevar un control exhaustivo de ingresos y gastos. Benítez sugiere usar herramientas digitales como Excel o software contable especializado, cuya complejidad puede adaptarse al volumen de operaciones.
También recomienda tener en cuenta el monto de los ingresos para determinar si se está obligado a facturar electrónicamente, ya que esta práctica no solo es un requisito legal en ciertos casos, sino que ayuda a tener un registro automático ante la DIAN.
El experto aconseja mantener cuentas bancarias separadas para la actividad profesional y para los gastos personales, organizar los soportes físicos y digitales por mes y tipo de gasto, y realizar conciliaciones periódicas con los extractos bancarios para garantizar que toda la información coincida con la realidad financiera del negocio.
Consejos para evitar sanciones y errores
Finalmente, Benítez hace énfasis en la importancia de prevenir sanciones y errores que pueden costar tiempo y dinero. Para ello, recomienda registrar todos los ingresos y gastos con sus respectivos soportes, cumplir puntualmente con los pagos de seguridad social, practicar la facturación electrónica cuando sea obligatoria, y hacer conciliaciones periódicas entre los ingresos registrados, las facturas emitidas y los movimientos bancarios.
También sugiere verificar cada año los topes que obligan a declarar renta, guardar los documentos y soportes por un mínimo de cinco años, y presentar la declaración antes de la fecha límite.
“Contar con el acompañamiento de un contador o revisar las guías oficiales de la DIAN antes de presentar la declaración es la mejor inversión para evitar sanciones e intereses. Presentar a tiempo no solo evita multas, también permite corregir errores con mayor facilidad”, concluye.
