La fecha límite fue fijada por la DIAN para permitirle a las medianas y pequeñas empresas, que tienen entre uno y diez empleados, la adaptación a la nueva normatividad de nómina electrónica, la cual busca fortalecer la productividad de los negocios e impulsar la transformación digital en los procesos administrativos, fiscales y contables de las compañías. Lea más sobre nómina electrónica
Aunque la nómina electrónica se reglamentó desde comienzos del año pasado, debido a la pandemia los procesos de adaptación y adopción tecnológica por parte de las organizaciones se demoraron más de lo previsto; especialmente en aquellas como las pequeñas y medianas empresas, las cuales representan el 90% de las compañías nacionales, las cuales generan aproximadamente el 65% del empleo formal en el país. ¿Cuál es la sanción si no presenta la nómina electrónica de su empresa?
Lo que la DIAN busca con la nómina electrónica es conocer los costos y gastos laborales de las empresas de primera mano y de forma más detallada, por lo que en este caso la tecnología es el aliado ideal. Hoy en día, la información y los reportes aún se levantan y consolidan de forma manual, y esto implica costos y tiempos que se pueden eliminar de forma paulatina. Como bien se sabe por experiencias en otros escenarios, la tecnología funciona a la hora de optimizar procesos y costos.
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Para Mauricio Pungo, Gerente de nómina de KPMG, en Colombia existen tres jugadores clave que pueden apoyar y acompañar a las pequeñas y medianas empresas durante su recorrido inicial hacia el cumplimiento de esta normativa: operadores tecnológicos, proveedores de software y empresas que brindan servicios de BPO.
“Los primeros son aliados muy importantes, pues son aquellos que están entregando a las empresas la posibilidad de incluir la tecnología en todo tipo de procesos internos, entre esos, la nómina”, asegura el experto. Por su parte, los proveedores de software son fundamentales porque brindan la base para entregar la información a los operadores tecnológicos.
“Son estos los que permiten a las empresas levantar la información necesaria. La comunicación y la transmisión de información entre estos dos actores es clave para el éxito del proceso”, añadió.
Por último, las empresas que brindan servicios de Subcontratación de Procesos de Negocios (o BPO por sus siglas en inglés), como la multinacional KPMG, son las encargadas de apoyar a las empresas en el análisis de la información, la aplicación e interpretación de la normativa, la homologación de conceptos, y la revisión minuciosa de todos los datos antes de transmitir la información a la DIAN.
“Más que un costo adicional, las Mipymes deben ver en estos aliados estratégicos una inversión para su negocio, ya que les permitirá garantizar en el corto y mediano plazo el cumplimiento de esta norma; además de una exitosa implementación de la tecnología en los procesos internos. Por el contrario, un acompañamiento deficiente puede suponer para la organización incurrir en graves incumplimientos y sanciones”, explica Pungo.
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Ahora bien: ¿a quién elegir?
Si bien la normativa que exige la implementación de la nómina electrónica ha sido un proceso gradual para las compañías formalmente constituidas, también lo ha sido para todos los operadores y/o aliados estratégicos, quienes han tenido que prepararse y documentarse a fondo para ofrecer sus servicios a las distintas empresas.
Las organizaciones deben prestar especial atención al detalle, pues una nómina transmitida correctamente no siempre equivale a una nómina liquidada correctamente, es decir, es esencial que la nómina refleje los costos y gastos reales de la compañía.
Por esta razón, antes de elegir a los aliados (proveedores y operadores) las empresas deben analizar la versatilidad que tengan los sistemas que éstos ofrecen para adaptarse a un escenario en transformación.
En la actualidad, existen empresas que integran todos los procesos requeridos para la implementación correcta de esta normativa para brindarle a las empresas colombianas (incluidas las Mypimes) el acompañamiento y la asesoría que necesitan para realizar el tránsito hacia la nómina electrónica de forma práctica, efectiva e integral.
“Una vez se logre implementar la nómina electrónica, las empresas empezarán a invertir el tiempo en el análisis de la información y no en la recolección de datos y construcción de reportes. Lo que, seguramente, repercutirá positivamente en su productividad”, puntualiza el experto.
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