Para las empresas, presentar la declaración de renta no termina cuando se registran ingresos, costos y gastos y se calcula el impuesto a pagar. Uno de los mayores riesgos aparece después, cuando la DIAN revisa si las deducciones utilizadas realmente cumplen los requisitos tributarios y cuentan con los soportes necesarios.
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Una factura, una cuenta de cobro, una certificación del revisor fiscal o los documentos que demuestran una operación pueden terminar siendo determinantes para establecer si un gasto reduce legalmente la renta gravable. Y una reciente decisión del Consejo de Estado puso sobre la mesa una precisión importante: la administración tributaria no puede exigirle al contribuyente documentos adicionales que la legislación no establece para determinados tipos de operaciones.
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La Sección Cuarta del Consejo de Estado, en sentencia del 13 de agosto de 2026, estudió una disputa entre Diageo Colombia S.A. y la DIAN por gastos de mercadeo y publicidad que la compañía había registrado como reembolsos realizados a dos distribuidoras. La controversia involucró $3.655.449.000 en deducciones y una sanción por inexactitud de $913.862.000.
El alto tribunal terminó revocando la decisión de primera instancia, anulando los actos administrativos de la DIAN y reconociendo que la declaración de renta de Diageo correspondiente a 2015 quedó en firme.
El caso se originó en la declaración del impuesto de renta correspondiente al año gravable 2015. Diageo había registrado gastos relacionados con actividades de mercadeo y publicidad ejecutadas por Altipal S.A. y Dialsa S.A.S., bajo la figura de reembolsos.
La DIAN desconoció inicialmente $782.857.102 correspondientes a Altipal y $2.872.591.852 de Dialsa, para un total de $3.655.449.000. Además, impuso una sanción por inexactitud de $913.862.000.
La discusión no consistía simplemente en establecer si Diageo había gastado dinero en publicidad. El punto central era cómo debía demostrar fiscalmente esos gastos cuando habían sido ejecutados por terceros y posteriormente reembolsados por la compañía.
La DIAN consideró que las cuentas de cobro y demás documentos aportados no eran suficientes y cuestionó que no se hubieran presentado las facturas que respaldaban las operaciones. También señaló inconsistencias entre los valores declarados y la información entregada por las distribuidoras.
El punto clave: la DIAN no siempre se puede exigir la factura al contribuyente
Aquí aparece la precisión más importante del fallo. El Consejo de Estado recordó que el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 contempla una regla específica para los costos y gastos ejecutados por un mandatario por cuenta del mandante.
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En estos casos, el mandatario debe expedir una certificación al mandante en la que indique la cuantía y el concepto de los costos, deducciones, impuestos descontables o devoluciones, avalada por contador público o revisor fiscal.
La Sala fue clara en señalar que esta certificación no elimina las facultades de fiscalización de la DIAN. La entidad puede comprobar que las operaciones realmente existieron y que corresponden con lo declarado.
Pero hay una diferencia fundamental: si se trata de un reembolso dentro de un contrato de mandato, la DIAN no puede trasladar automáticamente al mandante la obligación de conservar y presentar los soportes externos que la propia norma asigna al mandatario.
El Consejo de Estado explicó: “La certificación prevista en el artículo 3 del Decreto 1514 de 1998 no excluye las facultades de fiscalización y comprobación de la DIAN”. Pero inmediatamente estableció el límite: los cuestionamientos de la administración deben tener la suficiente entidad para desvirtuar esa certificación.
Además, la Sala señaló que las facturas y demás documentos comerciales que respaldan las operaciones realizadas por cuenta del mandante deben ser conservados por el mandatario. Por eso, si la DIAN quiere comprobar esos documentos, debe solicitarlos a quien los tiene y no exigirle al mandante que los conserve como condición para aceptar la deducción.
Durante el proceso, Diageo presentó las certificaciones expedidas por los revisores fiscales de Altipal y Dialsa. En ellas quedaron registrados los valores que las compañías habían recibido de Diageo como reembolso.
Para Altipal, la certificación respaldó $782.857.102, mientras que para Dialsa correspondió a $2.872.591.852. La compañía también aportó cuentas de cobro, documentos equivalentes, contratos de distribución y acuerdos de colaboración empresarial para explicar la relación comercial y las actividades de promoción.
El Consejo de Estado consideró que ese conjunto probatorio era suficiente para acreditar los reembolsos.
La Sala destacó que las certificaciones estaban fundamentadas en soportes internos y externos de las distribuidoras y que daban cuenta de los pagos recibidos de Diageo durante 2015. Con ello, consideró satisfecha la carga probatoria exigida para demostrar los reembolsos.
¿Significa que la DIAN ya no puede pedir facturas?
El fallo no elimina las facultades de fiscalización de la DIAN ni establece que cualquier gasto pueda deducirse únicamente con una cuenta de cobro o una certificación. La decisión se refiere a un escenario concreto: gastos ejecutados por un mandatario por cuenta de un mandante y posteriormente reembolsados, bajo el régimen especial aplicable a ese tipo de operación.
La Sala concluyó que no era válido exigirle a Diageo las facturas que estaban en poder de las distribuidoras como si fueran un requisito adicional para reconocer la deducción. “No es admisible rechazar el costo o deducción en cabeza del mandante, exigiendo requisitos (las facturas soportes) que por norma no están en su poder”.
Esto puede ser relevante para otras empresas que utilizan esquemas de mandato, colaboración o tercerización de determinadas actividades, pero no significa que todas las empresas puedan utilizar una certificación como sustituto general de los documentos tributarios que legalmente deben tener.
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Al reconocer que los gastos sí eran fiscalmente procedentes, el Consejo de Estado también dejó sin fundamento la sanción por inexactitud. La sanción había sido impuesta precisamente porque la DIAN había desconocido los gastos de mercadeo y publicidad incluidos por Diageo. Al concluir que esas erogaciones sí estaban respaldadas, la Sala determinó que desaparecía el presupuesto que sustentaba la sanción.
El alcance para otras empresas está, entonces, en una precisión que puede resultar determinante al momento de responder una fiscalización: la DIAN conserva plenamente sus facultades para verificar los gastos, pero cuando existe un régimen especial de soporte —como ocurre con determinados reembolsos bajo mandato— no puede imponer al contribuyente cargas probatorias adicionales que la ley no contempla.
