El ‘top 5’ de herramientas para ser más productivo en teletrabajo

Foto: Archivo Valora Analitik

La aparición del Covid-19 convirtió al 2020 en un año atípico en el que todos los escenarios, empezando por el económico y el laboral, se transformaron radicalmente.

En la mayoría de las empresas, el trabajo remoto se convirtió en la única modalidad posible para continuar con sus operaciones y reducir los estragos de la crisis económica derivada de la situación sanitaria.

De acuerdo con Global Workplace Analytics, durante la última década y media, antes de la aparición de la pandemia, la cantidad de personas que hacen trabajo remoto se disparó un 173 %. Con conferencias, congresos y viajes de negocios totalmente suspendidos debido al coronavirus, cada vez más empresas han decidido mantener a sus colaboradores trabajando desde sus hogares.

Según Remote.co, las personas que hacen trabajo remoto gozan de mejor salud y son más productivas que aquellas que usan gran parte de su jornada para desplazarse hasta su oficina.

Cuando los colaboradores perciben que pueden emplear su tiempo de una forma más eficiente, su satisfacción tiende a ser mayor, su estrés se reduce y aumenta el equilibrio entre su vida personal y laboral.

Sin embargo, el trabajo remoto también trae consigo unos desafíos que deben sortearse para tener éxito y mantener, e incluso mejorar, la productividad y el compromiso con la organización.

Trabajar sin comunicarse cara a cara puede suponer un gran obstáculo para algunas personas. Por ello, los equipos remotos necesitan usar herramientas robustas que les permitan facilitar la comunicación y colaboración con sus compañeros, gestionar proyectos complejos y mantener la alineación entre sus tareas y los objetivos globales de la empresa.

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¿Cuáles son las herramientas?

Hoy traemos algunas de las herramientas más importantes para resolver los desafíos más comunes del trabajo remoto. Veamos:

Slack

El mayor reto que enfrenta un equipo remoto es la comunicación. Es fácil trabajar juntos en el espacio compartido de la oficina, pero cuando todos trabajan desde casa, las cosas no son tan simples.

Slack es una herramienta especializada en agilizar la comunicación entre los miembros del equipo. Se trata de un espacio digital para que los colaboradores conversen, intercambien archivos, imágenes o ideas y compartan retroalimentación de inmediato para lograr una colaboración más eficiente dentro de su empresa.

Slack permite mantener todas las comunicaciones centralizadas, crear diferentes canales para cada tema y comunicarse en privado con el colaborador que sea necesario.

Teams y Zoom

Cuando los integrantes del equipo no están en la misma sala, una de las herramientas más importantes que se pueden utilizar son los softwares de videoconferencias. Sin embargo, las fallas en este tipo de herramientas, como la caída del servicio, las pantallas congeladas o el audio distorsionado, pueden afectar seriamente la comunicación del equipo y generar frustración.

Teams de Microsoft es una aplicación en la nube que permite crear chats entre colaboradores, hacer videoconferencias grupales y llamadas telefónicas. Además, con esta herramienta se pueden compartir y editar con facilidad y en tiempo real archivos de aplicaciones de Office como Word, PowerPoint o Excel.

Zoom es una de las herramientas más robustas del mercado para hacer videollamadas y compartir presentaciones e informes a través de la pantalla. Esta aplicación ofrece una gran calidad de audio y video, una interfaz intuitiva, permite grabar las reuniones y ofrece una gran usabilidad.

Zapier

Automatizar los flujos de trabajo es una necesidad para agilizar las tareas en tiempos de trabajo remoto. Existen aplicaciones para automatizar tareas manuales como el envío de correos electrónicos, la generación de eventos en Google Calendar o el envío de mensajes predeterminados en aplicaciones de mensajería como Slack.

Zapier es una aplicación que permite crear flujos de automatización para todas esas tareas, además de combinar y sincronizar todas las aplicaciones que usamos a diario para hacer nuestro trabajo, evitando la tediosa labor de transportar datos e información manualmente entre cada una de esas herramientas.

SharePoint y Google Drive

La administración de archivos digitales internos es una parte crucial para el funcionamiento de cualquier empresa, pero lo es aún más cuando hablamos del trabajo remoto. Cuando no podemos localizar a un compañero, es clave que podamos acceder fácil y rápidamente a los archivos importantes que necesitamos para trabajar.

SharePoint de Microsoft es un espacio seguro donde las empresas pueden almacenar, compartir y acceder a sus archivos e información desde cualquier tipo de dispositivo.

Además, permite crear documentos, hojas de cálculo y presentaciones para trabajar con otras personas al mismo tiempo y guardar los cambios en tiempo real.

Google Drive es una plataforma de almacenamiento en la nube que brinda a los equipos la capacidad de almacenar archivos, documentos, hojas de cálculo, presentaciones y prácticamente cualquier tipo de archivos profesionales en una ubicación segura.

Jira y Trello

Jira es una plataforma de gestión de proyectos diseñada para el desarrollo de proyectos basados en metodologías ágiles. Esta plataforma en la nube permite planear, monitorear y supervisar diaria, semanal y mensualmente el desempeño y cumplimiento de las tareas e iniciativas en todos los departamentos de una empresa.

Jira pertenece a la compañía Atlassian, que también ofrece la aplicación de gestión de productividad y asignación de tareas y responsabilidades llamada Trello.

Esta herramienta se basa en la metodología Kanban y su ventaja es que permite administrar proyectos más livianos o equipos más pequeños con la misma efectividad que Jira.

En esta lista reunimos algunas de las herramientas más efectivas a la hora de lograr equipos y colaboradores más productivos, unidos y adaptados a esta nueva época de trabajo remoto. En Exsis usamos las mejores prácticas, tecnologías y herramientas de última generación a la hora de gestionar nuestros equipos remotos.

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