¿Cómo gestionar de forma efectiva las cuentas por cobrar?

La disponibilidad de dinero es necesaria en todas las empresas para poder tener capital de trabajo y atender oportunamente sus obligaciones financieras.  

Un buen manejo de cuentas por cobrar es importante para no incurrir en retrasos y por ello, debe contar con un departamento de contabilidad o asesorarse en el tema para hacerlo por su cuenta.

Juan Tamayo, vicepresidente comercial de empresas de DataCrédito Experian explica algunos puntos para una gestión adecuada de las cuentas por cobrar, entendiendo que son necesarias para generar una dinámica comercial adecuada que le permita a la empresa crecer y desarrollarse:

  1. Buena comunicación con los clientes: Las compañías que establecen una comunicación cercana y cuentan con un mayor conocimiento de sus clientes, pueden identificar alertas que les permiten anticiparse a problemas de pago futuros.

Por otra parte, la buena comunicación también implica que las condiciones de la financiación que otorga la empresa queden lo suficientemente claras para el cliente, así como las implicaciones de no pagar a tiempo y los beneficios de pagar anticipadamente.

  • Manejo de descuentos por pronto pago: Implementar alternativas donde los clientes puedan generar un ahorro o un descuento por pagar sus facturas anticipadamente, incentiva la recuperación temprana de la cartera mejorando la posición de liquidez de la compañía.

Debe existir un análisis preciso de los descuentos a otorgar de manera que no se termine sacrificando demasiado margen de ganancia por liquidez.

  • Segmentar la cartera: No todos los clientes necesitan o responden igual a las mismas estrategias de cobranza, los mismos canales, frecuencia de cobro o tono de la comunicación.  

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Segmentar la cartera, independiente del criterio, por saldo de cartera, por nivel de ventas o ingresos, por recurrencia de compra, etc., permite agrupar clientes con perfiles similares y aplicar estrategias o tratamientos de cobro diferentes por segmento, lo cual conlleva a un cobro más dirigido, focalizado y eficiente en términos de recursos.

La segmentación debería ser en función del riesgo de crédito percibido, por lo cual el ideal es combinar datos de mercado en centrales de riesgo e información interna de la compañía.

  • Tener abiertas alternativas que permitan mantener la liquidez cuando los pagos se retrasan: Es posible que la demora en los pagos de los clientes, cuando se vuelven recurrentes o implican saldos importantes, afecten la posición de liquidez de la empresa.

Alternativas como el factoring o tener disponibilidad de una línea de crédito pueden ayudar a acelerar esta transformación de una cuenta de cobrar a efectivo o flujo de caja disponible. Es importante tener claros los costos de estas alternativas y no usarlas como una práctica recurrente, pues se afecta el margen de la compañía.

  • Verificar la historia crediticia del solicitante: Contar con un proceso de análisis de crédito, documentado, es necesario para reducir el riesgo de no pago de los clientes.

Las centrales de riesgo, como DataCrédito Experian, tienen información de la historia crediticia de las personas, pero también son expertas en Riesgo de Crédito, por lo que pueden ofrecer asesorías y consultorías.

  • Hacer seguimiento permanente a los pagos: Esto no aplica necesariamente igual para todos los clientes, pero es importante generar un mensaje preventivo recordando fecha de pago, opciones, o alternativas para realizarlo, etc.

Para la cartera ya en mora es importante verificar las causales y tratar de establecer compromisos de pago con los clientes.

  • Automatizar actividades: Importante para cualquier empresa involucrar tecnologías que permitan automatizar ciertos procesos repetitivos que se hace de forma manual, como el envío de recordatorios de fechas de pago o compromisos de pago.
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