D’Groupe lanza Smart Event, una plataforma desarrollada en Colombia que busca transformar la manera en que productores, organizadores y empresas planean, operan y evalúan sus eventos.
La herramienta integra en un mismo entorno procesos que tradicionalmente se gestionan de manera independiente, desde presupuestos, inventarios y proveedores hasta equipos de trabajo, accesos, incidencias y análisis de información.
A esto suma herramientas de Business Intelligence, inteligencia artificial, información meteorológica y geolocalización para apoyar la toma de decisiones durante la operación.
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“Colombia tiene una industria de eventos con talento, creatividad y capacidad de producción, pero creemos que el siguiente salto está en convertir esa capacidad en una operación cada vez más inteligente, medible y competitiva”, afirma Ricardo Peláez, fundador y CEO de D’Groupe.
Como dato adicional, el lanzamiento se produce en un momento en que Colombia busca consolidarse como uno de los mercados relevantes de entretenimiento, turismo de reuniones y eventos corporativos de América Latina.
De acuerdo con cifras del Portal Único de Espectáculos Públicos de las Artes Escénicas – Pulep – durante 2025 se registraron 25.586 espectáculos públicos de las artes escénicas, mientras que el país recibió 158 congresos y reuniones internacionales bajo los criterios de la International Congress and Convention Association, ubicándose en el segundo lugar de América Latina en este segmento.
Una nueva capa tecnológica para los eventos con cinco soluciones
Smart Event está estructurada en cinco grandes soluciones. La primera está enfocada en la gestión financiera, con herramientas para el seguimiento de ingresos, egresos, cuentas y reportes.
La segunda permite administrar colaboradores y controlar accesos mediante roles y permisos para equipos, proveedores e invitados, y la tercera integra la operación logística, incluyendo inventarios, recursos, tareas e incidencias.
El cuarto componente corresponde a Business Intelligence, con tableros, alertas y reportes que permiten consultar información de la operación y convertirla en insumos para la toma de decisiones, y el quinto incorpora variables meteorológicas y de geolocalización para identificar condiciones que puedan representar riesgos para la operación.
La plataforma también cuenta con una aplicación móvil para los equipos que trabajan en campo. Desde allí pueden consultar tareas, registrar novedades y reportar incidencias en tiempo real, con información sincronizada con el sistema central.
La propuesta apunta a diferentes segmentos del mercado, tales como conciertos, festivales, ferias, congresos, convenciones, eventos deportivos y encuentros corporativos requieren coordinar personas, recursos, proveedores, presupuestos y contingencias en tiempos reducidos.
Por otra parte, la compañía señala que uno de los principales retos del sector es avanzar hacia modelos de operación que permitan demostrar resultados y generar mayor confianza entre organizadores, patrocinadores, proveedores y actores internacionales.
En ese escenario, Smart Event plantea una visión en la que la información se convierte en un activo de gestión. Saber cuánto costó un evento, qué recursos fueron utilizados, dónde se presentaron incidencias, cómo respondió el equipo y cuáles fueron los resultados de la operación permitiría construir indicadores comparables y mejorar la planeación de futuras producciones.
La plataforma también busca contribuir a una mayor formalización operativa. No reemplaza los mecanismos legales, laborales o empresariales de formalización, pero sí puede ofrecer una infraestructura para organizar procesos, centralizar información y fortalecer la trazabilidad de las actividades.
La iniciativa es liderada por D’Groupe y cuenta con la participación de D_Eye, su unidad especializada en inteligencia artificial y ciencia de datos. El desarrollo reúne profesionales de software, análisis de datos, proyectos, operación, finanzas y comunicaciones, y cuenta con el aval de CoCrea dentro del mecanismo de financiación para proyectos culturales y creativos.
Así las cosas, la plataforma iniciará una etapa de pilotos con organizadores y empresas del sector para validar su funcionamiento en diferentes escenarios. Posteriormente se habilitarán los mecanismos de vinculación para las organizaciones que quieran incorporar la herramienta a su operación.
