Como parte de sus labores habituales, la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN) realiza visitas a los comercios para verificar el cumplimiento de las funciones tributarias. De esta manera, la entidad asegura que los procesos de facturación, inventarios y demás trámites se estén llevando a cabo de manera adecuada.
Si bien la mayor preocupación de los emprendimientos o pymes al recibir un anuncio de visita se concentra en las multas, un factor determinante que suele pasar desapercibido es el costo real de una respuesta mal gestionada.
Para evitar dolores de cabeza, cuáles son los principales errores que disparan alertas y cómo responder con orden para evitar sanciones, costos innecesarios y golpes de caja.
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Cinco hábitos para responder a la DIAN sin improvisar
En la práctica, esto se resuelve con hábitos simples: facturar y registrar el mismo día; hacer que facturación, registros y movimientos bancarios estén alineados; revisar la nómina electrónica con detalle; mantener ordenada la información exógena y tener un kit de documentos organizado por meses para responder sin improvisar.
Para cumplir con todo lo anterior, estas son algunas recomendaciones de los expertos:
- Facture y registre todo el mismo día: el primer hueco típico es la venta que se cobró hoy, pero se factura “después”. En cruces automáticos, ese “después” se convierte en inconsistencia.
La regla entonces es sencilla. Cada venta debe quedar respaldada el mismo día. Para ello, revise tres cosas: que todas las ventas tengan factura/documento válido, que las notas de crédito tengan justificación real (y soporte) y que el efectivo no se mueva “por fuera” del registro.
- Procure que la facturación, dinero y registros cuadren: la DIAN cruza lo que usted facturó con lo que entró al banco y con lo que reportan sus registros. Revise la conciliación bancaria del mes, arqueos de caja y pagos a proveedores con soporte.
- Revise la nómina electrónica con lupa: muchos negocios cumplen pagando, pero fallan reportando. Y ese desfase puede costar caro porque la nómina electrónica es soporte clave. En ese orden de ideas, revise datos correctos de trabajadores, novedades bien registradas (incapacidades, licencias, extras, bonificaciones) y ajustes con trazabilidad.
- Mantenga en orden la información exógena: si sus terceros están mal creados o sus conceptos están mal clasificados, el espejo se rompe y aparece el ruido. Para evitarlo, observe la base de terceros depurada (NIT/razón social/datos completos), la clasificación por conceptos desde temprano y el cruce interno entre exógena, registros y soportes.
- Tenga documentos listos para responder rápido: en ese paquete se incluyen algunos papeles importantes como:
- RUT actualizado.
- Reportes de facturación/ventas con soportes.
- Extractos bancarios y conciliaciones.
- Auxiliares contables o balance de prueba (según aplique).
- Soportes de compras y ventas (facturas/documentos soporte/notas crédito justificadas).
- Nómina electrónica (reportes y novedades).
- Control de exógena.
- Si aplica, también tenga a la mano contratos o acuerdos clave que expliquen la operación.
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Plan de emergencia para aplicar en 30 minutos
John Helbert Ayala, gerente de impuestos y servicios legales de la firma Crowe, recordó que “la autoridad fiscal no evalúa discursos, revisa hechos verificables”.
“La clave no es ‘ganarle’ a la DIAN, sino evitar que un trámite se vuelva un problema financiero: responder rápido, con una sola versión (vocero y contador alineados), entregar únicamente lo solicitado, pero completo, y dejar evidencia de lo enviado con un listado de anexos”, agregó.
En ese orden de ideas, Ayala recomendó un plan de acción a tener en cuenta en caso de imprevistos:
- Defina un vocero único (dueño/gerente) y un responsable técnico (contador).
- Abra una carpeta por meses (digital o física) en la que se condensen ventas, compras, bancos, nómina, exógena y soportes. Recuerde: si está todo mezclado, se pierde control.
- Revise el triángulo clave: ventas facturadas, dinero recibido (banco/caja) y registros/contabilidad.
- Responda solo lo solicitado, pero completo y ordenado. Mandar “todo” sin estructura alarga el proceso.
