Hasta el 31 de marzo, los conjuntos residenciales del país tienen plazo para celebrar la asamblea general de copropietarios, de conformidad con lo dispuesto en la Ley 675 de 2001, norma que regula el régimen de propiedad horizontal en Colombia. Esta reunión constituye el principal órgano de decisión de la copropiedad y en ella se adoptan determinaciones que inciden directamente en la administración y sostenibilidad financiera del conjunto.
La convocatoria corresponde al administrador, quien debe garantizar que se cumplan los requisitos formales previstos en la ley y en el reglamento interno. Durante la asamblea se someten a consideración asuntos como la aprobación del presupuesto anual, la fijación de las cuotas de administración, la ejecución de obras necesarias, el mantenimiento de las zonas comunes y las posibles reformas al reglamento de propiedad horizontal, entre otros temas de interés colectivo.
En los últimos años, diversas copropiedades han incorporado herramientas tecnológicas para facilitar la participación de los propietarios, especialmente cuando no pueden asistir de manera presencial. Sin embargo, junto con estas prácticas ha surgido una inquietud frecuente: la grabación de las sesiones como mecanismo de respaldo o garantía de transparencia.
¿Pueden multar a conjuntos residenciales por grabar asamblea de copropietarios?
Aunque la grabación puede considerarse una medida útil para documentar lo ocurrido en la reunión, su implementación no es automática ni discrecional. La Ley 1581 de 2012, que establece el régimen general de protección de datos personales, exige que toda recolección y tratamiento de datos cuente con autorización previa, expresa e informada del titular. En el contexto de una asamblea, la imagen y la voz de los asistentes constituyen datos personales, por lo que su registro en audio o video requiere el consentimiento correspondiente.
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Esto implica que, antes de iniciar la grabación, la administración debe informar de manera clara la finalidad del registro, el uso que se dará al material y el tiempo de conservación. Además, debe ofrecer a los asistentes la posibilidad de aceptar o no dicha grabación. Si durante la reunión se abordan datos sensibles —por ejemplo, información relacionada con situaciones personales o económicas particulares—, el nivel de exigencia en materia de autorización es aún mayor.
El incumplimiento de estas obligaciones puede acarrear sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio es la autoridad encargada de vigilar el cumplimiento de la normativa sobre protección de datos en Colombia y está facultada para imponer multas cuando se vulneren los derechos de los titulares de la información.
Entre las medidas que deben adoptar las copropiedades se encuentra la implementación de un aviso de privacidad visible durante la asamblea, en el que se indique que la reunión está siendo grabada, la finalidad del tratamiento y los derechos que asisten a los propietarios. Asimismo, es indispensable contar con políticas internas de tratamiento de datos y con canales efectivos para que los titulares puedan ejercer sus derechos de consulta, actualización, rectificación o supresión.
