La facturación electrónica en Colombia se ha masificado el ecosistema empresarial a tal punto que, según la Dian, existen más 890 mil facturadores electrónicos, entre junio de 2019 y noviembre de 2022, o sea en el último año, se han emitido 3.815 millones de facturas electrónicas en el país por un valor que supera los $5.000 billones en ventas.
A la hora de seleccionar una plataforma proveedora de facturación electrónica es muy importante que esta cuente con las capacidades tecnológicas suficientes para soportar altos volúmenes transaccionales para los negocios más exigentes, que cumpla con los requisitos y la nueva normatividad emitida por la Dian, cuente con un sistema autogestionable para la recepción y emisión de documentos electrónicos, que facilite el ingreso de usuarios ilimitados, que se adapte y permita una rápida integración con otras soluciones tecnológicas, que sea escalada y segura.
Entre noviembre, diciembre y enero, la mayoría de las empresas en Colombia transitan entre el cierre contable del año y el comienzo de uno nuevo; una actividad que, gracias a implementaciones como la facturación electrónica, resultan más fáciles que antes, ya que la información está almacenada en canales digitales. En opinión de Daniel Medina, CEO de Olimpia IT, la tecnología en la facturación les representa a las empresas grandes, medianas y pequeñas, un ahorro en tiempos de procesamiento, registro contable, tesorería y consulta de información.
Hay que recordar que en Colombia se reglamentó e implementó el Decreto 1929 de 2007, en el que se define a la factura electrónica como un documento que soporta transacciones de bienes y servicios, automatizando la recepción de las facturas a través de procesos electrónicos y digitales, enlazados con la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales, DIAN.
Desde entonces, la facturación electrónica en Colombia se ha masificado entre el ecosistema empresarial a tal punto que, según la DIAN, entre junio de 2019 y noviembre de 2022, o sea en el último año, se han emitido 3.815 millones de facturas electrónicas en el país por un valor que supera los $5.000 billones en ventas.
En promedio se validan 5,9 millones de facturas electrónicas al día. Según Medina, la facturación electrónica simplifica los trámites internos en las empresas, principalmente para el seguimiento de generación, recepción, contabilidad, gestión documental, comercial y compras. “Permite la recuperación de información al estar siempre disponible en línea, en formato electrónico, validada previamente por la DIAN y como soporte adecuado”, explica.
Adicional a lo anterior, hay que recordar que el último trimestre del año tiene un comportamiento especial en el mercado, lo que demanda que durante el cierre contable se requiera administrar un pico en las ventas, en sectores como el textil, alimentos y turismo, que demanda una mayor capacidad administrativa. De hecho, un informe de Fenalco subraya que en las fiestas de fin de año los comerciantes estiman que las ventas aumenten entre el 30% y 35, lo que produce un aumento significativo en la emisión de facturas electrónicas durante esta temporada.
Ventajas que trae la facturación electrónica para las empresas
Y no solo hay un pico en ventas en canales convencionales sino en digitales. De hecho, la Cámara de Comercio Electrónico, CCE, en el último trimestre de 2021 (octubre, noviembre y diciembre) afirmó que las ventas por medios electrónicos superaron las 80,5 millones de transacciones, por un valor cercano a los $12,5 billones.
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En ese sentido, agrega Medina, a la hora de seleccionar una plataforma proveedora de facturación electrónica es muy importante que se cuente con un sistema autogestionable que facilite el ingreso de usuarios ilimitados, que permita una rápida integración con otras soluciones tecnológicas y un almacenamiento en la nube hasta por 5 años. “Ese es el caso nuestro, desde donde hacemos un acompañamiento en el proceso de la implementación de esta solución para que las empresas estén familiarizadas con la solución”, subraya Medina, CEO de Olimpia IT.
Finalmente, Medina destaca cinco grandes ventajas que tiene la facturación electrónica en las empresas:
- Favorece las relaciones comerciales, teniendo en cuenta que reduce los costos de envío y recepción de facturas físicas, y facilita el seguimiento del estado de las facturas electrónicas, tales como: rechazo o aceptación y brinda la posibilidad de obtener reportes y alertas permanentes en tiempo real.
- Simplifica los trámites internos en las empresas, principalmente en la generación, recepción, contabilidad, gestión documental, comercial y compras, lo que permite hacer más eficientes los procesos e impactar positivamente el servicio al cliente.
- Facilita el proceso de devolución automática de impuestos, cuando aplique el caso para las empresas, ante la DIAN.
- Acelera el proceso de internacionalización de las empresas que están incursionando en comercio exterior desde Colombia hacia los países que ya han dado un salto a la factura electrónica.
- Es una solución amigable con el medio ambiente, teniendo en cuenta que se disminuye el uso del papel.
El 2023, trae para el sistema de factura electrónica en Colombia nuevas actualizaciones que permitirán la vinculación del tiquete de máquina registradora con sistema P.O.S, 11 nuevos documentos equivalentes entre los que se encuentran documentos como el documento expedido para los servicios públicos domiciliarios, el extracto expedido por entidades financieras y 91 nuevos documentos del denominado Sistema de Facturación que ampliarán la base de documentos electrónicos con los que hoy cuenta la normativa DIAN; factura, documento soporte para no obligados a facturar y la nómina electrónica.
Es una empresa de tecnología que desarrolla plataformas y negocios para la transformación y protección digital del país, a través de soluciones que permiten trasladar los trámites, servicios y solicitudes presenciales al mundo digital, evitando riesgos de fraude y de suplantación. “Contribuimos a la transformación digital de las empresas y del país, facilitando la digitalización de diversos sectores de la economía, con el fin de impactar positivamente la calidad de vida de los colombianos”, asegura Daniel Medina, CEO de Olimpia IT.
