La Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (Dian) ha dispuesto nuevas fechas para la implementación de la nómina electrónica en el país, hasta el 1 de agosto la habilitación en el servicio de nómina electrónica de todos los grupos. A partir del 1 de septiembre comenzará la obligatoriedad del Grupo 1 y, sucesivamente y con una diferencia de un mes entre cada uno, estarán obligados en el resto de los grupos.
De acuerdo con lo establecido en la nueva Resolución 000037, la fecha de inicio de la habilitación en el servicio de nómina electrónica será el día 1 de agosto de 2021. En cuanto a la fecha límite para la generación y transmisión del documento de soporte de pago de la nómina electrónica y de las notas de ajuste se establece un calendario dividido en varios grupos.
La fecha de inicio para el Grupo 1, que son las empresas de más de 250 empleados será el 1 de septiembre de este año. La del Grupo 2, que son las empresas de más de 100 y menos de 250 empleados será el 1 de octubre de este año. El Grupo 3, que son las empresas de entre 11 y 100 empleados, debe iniciar la generación de documentos el día 1 de noviembre y finalmente, el Grupo 4, aquellas empresas de hasta 10 empleados, tendrá como fecha límite de inicio el 1 de diciembre.
De acuerdo con la nueva resolución, no habrá modificaciones en las fechas establecidas para aquellos contribuyentes que no estén obligados a expedir factura electrónica, que seguirán teniendo de plazo hasta el 31 de mayo de 2022.
El objetivo de este aplazamiento es facilitar al máximo la adaptación a este nuevo sistema y, para evitar problemas, la mejor opción es contar con un proveedor de servicios de confianza certificado por la Dian.
De acuerdo con la normativa, los envíos a la Dian deberán realizarse mensualmente, independientemente de que se realicen pagos en periodos diferentes, y dentro de los diez primeros días del mes siguiente al cual corresponde el pago.
¿Cómo funciona la nómina electrónica?
Una de las soluciones disponibles en el mercado de Colombia fue desarrollada por la firma Seres que genera nóminas electrónicas a partir de la información obtenida del software de nómina de la empresa y las envía a la Unidad Administrativa Especial de la Dian.
Esa información se genera y se comparte de acuerdo con los requisitos técnicos y legales establecidos en la Resolución 000013.
Una vez que la Dian recibe la nómina, el sistema de Seres genera, firma, almacena y envía un mensaje de validación con el valor “Documento validado por la Dian”.
Con la validación obtenida, la solución de la firma Seres integra el mensaje de la Dian en la herramienta de gestión interna de la empresa junto con la representación gráfica de las nóminas para que sean remitidas de forma automática a los empleados.
Además, dijo la empresa, la solución preserva las nóminas electrónicas por el tiempo legalmente establecido garantizado su integridad y confidencialidad.
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