En Colombia, la jornada laboral sigue acortándose y se encamina a llegar a 42 horas semanales en julio de 2026, como parte de una transformación que busca dar más tiempo a los trabajadores sin afectar su salario.
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Sin embargo, mientras ese cambio avanza, en las oficinas y entornos digitales está creciendo un problema silencioso: horas de trabajo que se pierden cada semana sin que nadie lo note. La promesa de trabajar menos tiempo con mayor eficiencia choca con una realidad en la que muchos sienten que el día no alcanza, no por falta de horas, sino por cómo se están utilizando.
El fenómeno no es menor. De acuerdo con datos de Microsoft, en 2025 los trabajadores que utilizan sus herramientas digitales reciben una interrupción —ya sea una reunión, correo o notificación— cada dos minutos durante su jornada laboral.
Esto significa que la concentración sostenida se ha vuelto cada vez más difícil, afectando directamente la capacidad de completar tareas complejas o de alto valor. La consecuencia es clara: más tiempo invertido, menos resultados concretos.
Para Carlos Ibáñez, docente líder del Observatorio Sostenible para la Innovación y Desarrollo Industrial de Areandina, el problema no está en las personas, sino en cómo están diseñados los sistemas de trabajo. “Desde la ingeniería industrial, el problema no suele ser falta de esfuerzo individual, sino un sistema de trabajo mal diseñado que introduce desperdicios invisibles”.
Las fallas invisibles que afectan la productividad en el trabajo
Entre las principales causas de esta pérdida de tiempo, hay tres que se repiten en la mayoría de empresas, especialmente en entornos híbridos o digitales.
La primera es el sobreprocesamiento de información: correos innecesarios, cadenas interminables y solicitudes de datos que ya existen en otros sistemas. Este exceso no solo consume tiempo, sino que retrasa decisiones.
La segunda son las reuniones sin estructura, es decir, encuentros sin agenda, sin objetivos claros y sin responsables definidos. En muchos casos, estos espacios terminan generando más reuniones o correos para aclarar lo que no se resolvió.
La tercera es la multitarea constante, que incluye responder mensajes mientras se desarrolla un informe o cambiar de tarea continuamente por urgencias que no siempre son reales.
El costo oculto de las interrupciones a los trabajadores
El impacto de estas prácticas va más allá de la percepción. Estudios científicos han demostrado que, tras una interrupción, una persona puede tardar en promedio más de 23 minutos en retomar el nivel de concentración previo.
Ibáñez es contundente en este punto: “La multitarea digital no multiplica productividad; fragmenta la atención y alarga tareas que podrían resolverse en menos tiempo con concentración continua”.
Esto explica por qué muchas jornadas terminan llenas de actividad, pero con pocos resultados tangibles. Se responde a múltiples estímulos, pero se avanza poco en tareas estratégicas.
Uno de los síntomas más comunes es el llamado “falso progreso”: se asiste a reuniones, se envían correos, se gestionan chats, pero al final del día las tareas clave siguen pendientes.
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Otro indicador es el retrabajo constante. Documentos que se corrigen varias veces, decisiones que se replantean o validaciones duplicadas son señales de que el flujo de trabajo no está optimizado.
En entornos híbridos, además, aparecen duplicidades adicionales, como reportes en múltiples plataformas, confirmaciones innecesarias o controles excesivos por falta de claridad en los procesos.
Cómo recuperar tiempo sin trabajar más
La solución, según los expertos, no está en trabajar más horas, sino en rediseñar la forma de trabajar.
Una de las primeras recomendaciones es evaluar el valor de las reuniones. Para ello, se pueden hacer tres preguntas clave: ¿se tomó una decisión?, ¿quedaron responsables con fecha?, ¿se evitaron comunicaciones adicionales para aclarar lo mismo?
“Este tipo de encuentros solo agregan valor cuando reducen incertidumbre y habilitan acción; si solo aclaran lo que debió estar definido desde el inicio, se convierte en desperdicio organizacional”, señala Ibáñez.
Entre las medidas más efectivas están agrupar tareas similares en bloques de tiempo, establecer espacios sin notificaciones para trabajo profundo, definir agendas claras en reuniones y hacer cierres de jornada para priorizar el día siguiente.
Además, se recomienda medir indicadores básicos como el tiempo en reuniones, las interrupciones por hora, el número de reprocesos y las decisiones pendientes.
Según Ibáñez, “recuperar entre tres y cinco horas semanales no depende de trabajar más rápido, sino de reducir cambios de tarea y eliminar validaciones innecesarias”.
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Aunque herramientas como la inteligencia artificial pueden ayudar a optimizar procesos —resumiendo reuniones o priorizando correos—, no solucionan problemas estructurales. Si los flujos de trabajo están mal diseñados, la tecnología solo acelera las ineficiencias existentes.
